ทำยังไงดี? เมื่อน้ำท่วมเอกสารสำคัญเสียหาย

ในช่วงสถานการณ์น้ำท่วมแบบนี้ นักบัญชีต้องปวดหัวแน่นอนเพราะว่าเอกสารบัญชีของเราอาจเสียหายจากเหตุการณ์น้ำท่วมแบบไม่ทันตั้งตัว

แล้วเราจะทำยังไงดี เมื่อเรารู้ดีว่า ตามกฎหมายแล้ว กิจการจะต้องเก็บเอกสารทางบัญชีไว้ที่สถานประกอบการไม่ต่ำกว่า 5 ปี

อย่าเพิ่งกังวลใจไป จริงๆแล้ว สำหรับเอกสารที่เสียหายหรือสูญหาย เพราะเหตุสุดวิสัย เช่น น้ำท่วม ไฟไหม้ เราสามารถแก้ปัญหาได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้

1. สำรวจ

ลำดับแรกต้องสำรวจเอกสารที่เสียหายก่อนว่ามีอะไรเสียหายไปบ้าง โดยทำลิสเอกสารที่เสียหายไปตามนี้

- เอกสารอะไร
- เดือน/ปีใด
- รายละเอียดอื่นๆ (เท่าที่มี)
- ภาพถ่าย สถานที่ที่เสียหาย เช่น สำนักงานน้ำท่วม

2. แจ้งตำรวจ

ให้เจ้าของกิจการแจ้งความกับเจ้าหน้าที่ตำรวจเพื่อลงบันทึกประจำวันว่าเอกสารใดเสียหายบ้างตามลิสและหลักฐานที่เตรียมไว้

3.แจ้งกับทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสรรพากร

จากนั้นแจ้งกับทางกรมพัฒนาธุรกิจการค้าและสรรพากรพื้นที่ภายใน 15 วัน โดย

- กรอกแบบแจ้ง
- แนบใบแจ้งความกับเจ้าหน้าที่ตำรวจแนบไปด้วย

4.ขอเอกสารหรือสำเนาเอกสารต่างๆ มาใช้

สำหรับเอกสารต่างๆ ตามลิสที่หายไป คู่ค้าจะมีสำเนาเก็บไว้ที่สำนักงานเช่นกัน เราสามารถติดต่อขอสำเนาเอกสารมาใช้ได้ยกตัวอย่างเช่น

- สำเนาใบกำกับภาษีขาย :  ติดต่อกับลูกค้า
- สำเนาใบกำกับภาษีซื้อ :  ติดต่อกับผู้ขาย
- แบบแสดงรายการภาษี  :  คัดแบบแสดงรายการภาษีจากกรมสรรพากร

โดยสรุปแล้ว เอกสารทางบัญชีเอกสารที่สำคัญมาก ทั้งสำหรับการบันทึกรายการค้า และกฎหมายยังบังคับว่าต้องเก็บเอกสารไว้ภายในระยะเวลาที่กำหนด ฉะนั้น ถ้าเอกสารเสียหายเพราะน้ำท่วมในปีนี้ อย่าลืม ทำตามขั้นตอนนี้ให้เรียบร้อยนะคะ สำรวจ > แจ้งตำรวจ > แจ้งกรมพัฒน์และสรรพากร > ขอสำเนาเอกสารทดแทน

ที่มา : https://blog.cpdacademy.co/solution-when-losing-document/